Инструкции за работа с CloudCart магазин и онлайн складов софтуер Micro.bg – За Нови Клиенти
За успешна синхронизация е необходимо активният абонамент в Micro.bg да бъде за най-малко 2ма потребители! Абонаментният план за електронен магазин в CloudCart да е по-висок от STARTUP! Цените на стоките в Електронния магазин (ЕЛМ) да са в BGN (Лева) валута и ДДС ставките да са дефинирани за държава България!
Със закупуването на пакетно предложение за ЕЛМ + складов софтуер, получавате готова интеграция, която може да настроите само с няколко клика, следвайки тези инструкции:
СТЪПКИ в CloudCart:
Регистрация на профил в CloudCart;
Избор на абонаментен план по-висок от STARTUP! С това предложение получавате тестов период от 30 дни;
Въведете валидни данни на фирма за профила в CloudCart;
Добавете на продукти в CloudCart;
Инсталирайте Приложение Micro.bg от секция „Приложения“;
Чрез инсталиране на това приложение, получавате автоматична регистрация в Micro.bg;
На електронна поща получавате писмо с данни за вход в Micro.bg.
СТЪПКИ в Micro.bg:
Вход в Micro.bg с email и парола; https://micro.bg/login.php
Необходимо е активният абонамент в Micro.bg да бъде за най-малко 2ма потребителя!;
Настройка на работа с цени и количества в Micro.bg; https://micro.bg/Help/UserManual_Micro_bg.pdf#page=13
Дефиниране на обекти и потребители в Micro.bg; https://micro.bg/Help/UserManual_Micro_bg.pdf#page=23; https://micro.bg/Help/UserManual_Micro_bg.pdf#page=10
Настройки и синхронизация на Micro.bg с CloudCart.
Описание на Настройки за синхронизация: Micro.bg – CloudCart:
Aдминистриране – Връзка с ел.магазини:
Регистриране на ново приложение;
Добавяне на име на приложението – CloudCart;
Тип на приложението – CloudCart;
Статус – приложението се използва;
Запазване.
Настройки - Стъпки за Настройка на Връзка между Мicro.bg и Електронен магазин (ЕЛМ) CloudCart:
Преди да предприемете действие по синхронизация micro.bg и ЕЛМ, настоятелно препоръчваме архивирането на данните в складовия софтуер. Меню „Администриране – Архивиране на фирма“;
Синхронизацията изисква предварително да са дефинирани типове на плащане, които кореспондират с активните начини на плащане в ЕЛМ;
Необходимо е предварително да се дефинират и специални стоки: „Доставка“ (визира се куриерска услуга), „Търговска отстъпка“ и "Такса"(кореспондира с възможните дефиниции на такси в ЕЛМ);
За осъществяване на връзка между micro.bg и ЕЛМ на платформа CloudCart е необходимо от меню Настройки в ЕЛМ да откриете секция "Настройки" > "API Ключове". Копирайте данните от това поле и ги поставете в поле API Ключ в micro.bg. Въведете URL адреса на Вашия магазина, например: https://sampleshop.cloudcart.net.
Конфигуриране – Стъпки за Конфигуриране на синхронизация между Мicro.bg и Електронен магазин (ЕЛМ) CloudCart:
- НАСТРОЙКИ:
Избор на Обект/Обекти в складовия софтуер micro.bg, от който ЕЛМ ще получава информация за наличностите и цените на стоките. Ако е избрана опцията „Всички“, към ЕЛМ ще се изпращат цените по ценова група „Цени на дребно“. Ако е посочен конкретен Обект, към ЕЛМ ще се изпращат цените по ценова група, с която е настроен да работи обекта в micro.bg;
Обичайна практика е Поръчките от платформите за ЕЛМ, да се записват като Поръчки и в складовите софтуери. В платформата на CloudCart съществува настройка “Намали количество на продукта, ако статусът на поръчката е”, с която потребителите избират при какъв статус на поръчката, да бъдат намалени/изписани количествата на стоките, като видима наличност в ЕЛМ. Възможните варианти за статус на поръчката в ЕЛМ са: „Платена/Изпратена“ и „Изчакваща/Изпратена“. Затова е необходимо в полето „Кога поръчката се трансформира в продажба“, да бъде отбелязано при какъв статус, поръчките от ЕЛМ в micro.bg – да бъдат трансформирани в продажби в складовия софтуер (реалното изписване на наличности).
Важно условие е да има съответствие между начините на плащане в двете платформи. Ако някой от наличните методи на разплащане в ЕЛМ не съществуват в складовия софтуер, следва да бъдат добавени от меню „За фирмата – Типове плащания – Нов тип плащане“. Всички нови методи на разплащане, с които ще оперирате в бъдеще, трябва да бъдат идентични и в двете системи.
СИНХРОНИЗАЦИЯ НА СТОКИ
За успешна синхронизация е необходимо пълно съвпадение на кодовете на стоките в двете платформи. Препоръчително е първоизточникът на въвеждане на стоките/услугите да бъде ЕЛМ. Съответствието се извършва по основен код/баркод в micro.bg и SKU/Баркод в ЕЛМ. Ако стоките в ЕЛМ имат разновидности, то за всяка разновидност се изисква отделен уникален SKU/Баркод. УВЕРЕТЕ СЕ, ЧЕ КОДОВЕТЕ/Баркодовете НА СТОКИТЕ В ДВЕТЕ ПЛАТФОРМИ СЪВПАДАТ, ако има разлики уеднаквете ги. За улеснение при проверката на кодовете използвайте бутон „Проверка съответствие на стоките между ЕЛМ и складов софтуер“, който се намира в меню "Номенклатури" -> "Стоки" -> "Списък стоки". Бутонът е позициониран под заглавието на страницата, с клик върху него се отваря секцията "CloudCart контролен панел", в която може да се направи проверка и синхронизиране на номенклатурите от стоки/услуги. Посредством тази проверка, получавате таблица, в която се визуализира кои кодове съвпадат и кои не и ще може да ги синхронизирате.
След като завършите настройките в текущата страница – преминете към „Проверка съответствие на стоките между ЕЛМ и складов софтуер“.
СИНХРОНИЗАЦИЯ НА ПАРТНЬОРИ
Получените поръчки от ЕЛМ съдържат данни за клиенти. micro.bg проверява дали в базата данни има вече съществуващ партньор с тези данни. Ако при създаване на поръчка в ЕЛМ, клиентът е посочил „Адрес за фактуриране“, то micro.bg проверява дали фирма с такова ЕИК вече съществува в списъка с партньори. Ако няма налична фирма със зададеното ЕИК, micro.bg автоматично създава нов партньор. Ако при създаване на поръчка в ЕЛМ, клиентът не е посочил „Адрес за фактуриране“, търсенето на съвпадение се проверява по email адрес. Ако даден партньор е открит в базата данни от клиенти в micro.bg, информацията за него се обновява, ако липсва такъв клиент – той се създава като нов.
За да се въвеждат автоматично всички нови клиенти и данните за тях е МНОГО ВАЖНО в ЕЛМ да изпълните следните стъпки: В меню Настройки в ЕЛМ да изберете секция "Настройки" > " "Настройки на количка"; Да изберете настройка „Опционално“ за поле „ Булстат/ЕИК или ЕГН“.
СИНХРОНИЗАЦИЯ НА КОЛИЧЕСТВА
От micro.bg към ЕЛМ се експортират количества и цени на стоки, ако това е отбелязано. Ако се промени количество или цена на синхронизирана стока, micro.bg ще обнови количествата и цените в ЕЛМ. Количествата са съобразени с количествата в Обекта/Обектите зададени като такива за получаване на количества към ЕЛМ. Цените ще бъдат съобразно Ценовата група на обекта, избран за създаване на операция в складовия софтуер. Обновяването на количествата се извършва автоматично (при маркирана отметка) на интервал от 3 минути.
СИНХРОНИЗАЦИЯ НА ПОРЪЧКИ
Всички данни за наличието на нова поръчка, редакцията на вече съществуваща поръчка или изтриването на поръчка от ЕЛМ, се подават автоматично в РЕАЛНО ВРЕМЕ към micro.bg. В складовия софтуер по подразбиране се създава операция Поръчка, освен ако не е оказано в поле „Кога поръчката да се трансформира в продажба“, винаги да се създава Продажба.
В платформата CloudCart съществува опция да бъде зададена „Отстъпка за стойността на цялата поръчка“. За да бъде приложена тази отстъпка и в складовия софтуер, е необходимо в меню "Номенклатури" -> "Стоки" -> "Списък стоки" да бъде създадена стока (от тип услуга). Името може да бъде например: „Търговска отстъпка“ или „Отстъпка“. При импортиране на поръчки, които съдържат отстъпка за стойността на цялата поръчка, тази услуга ще бъде добавена на отделен ред в операцията в micro.bg.
Освен отстъпки за цялата поръчка, в платформата CloudCart е налична и възможност за дефиниране на различни такси – например: „Такса обслужване“. Те отново се прилагат върху стойността на цялата поръчка. За да бъде приложена тази такса и в складовия софтуер, е необходимо в меню "Номенклатури" -> "Стоки" -> "Списък стоки" да бъде създадена стока (от тип услуга). Името може да бъде например: „Такса“ или друго подходящо. При импортиране на поръчки, които съдържат такси за стойността на цялата поръчка, тази услуга ще бъде добавена на отделен ред в операцията в micro.bg.
Обичайно, към стойността на поръчката от ЕЛМ е включена и доставка (такса за транспорт). Необходимо е в micro.bg да бъде създадена стока (от тип услуга) с примерно име: „Доставка“ или „Куриерска услуга“. Тази стока ще се добавя като отделен ред в операциите в micro.bg, когато в поръчката от CloudCart има включена доставка.
CloudCart Контролен панел – действия по синхронизация
За успешна синхронизация между micro.bg и CloudCart , изпълнете последователно следните стъпки:
Кликнете върху бутон "Проверка съответствието на стоките между ЕЛМ и складовия софтуер".
Зарежда се таблица, в която се визуализират всички стоки от ЕЛМ и тези, за които има съответствие по КОД в micro.bg. Прегледайте внимателно таблицата и отстранете всички несъответствия (например: липсващи или дублирани кодове, стоки без кодове, липсващи описания и т.н);Кликнете върху бутон "Синхронизация (импорт) на ВСИЧКИ стоки от ЕЛМ към складовия софтуер".
Проверете отново съответствието на стоките чрез бутон "Проверка съответствието на стоките между ЕЛМ и складовия софтуер" и се уверете, че всички стоки имат статус "Вече синхронизиран";
Кликнете върху бутон "Активиране на известията (WebHooks) в ЕЛМ"
С това действие се активира логика в CloudCart, така че ЕЛМ да "съобщава" и изпраща данни на micro.bg за всяко събитие в ЕЛМ. Такива събития са: добавяме/редакция/изтриване на стока; добавяне/редакция/изтриване на поръчка и др.
Прилага се при първоначална настройка за синхронизиране на стоките. Предоставя проверка за съответствие на кодове в двете платформи. Визуализира таблица, която показва съответствието между стоките и техните варианти в ЕЛМ и тези в micro.bg. В таблицата се визуализират всички стоки от ЕЛМ и тези, за които има съответствие в micro.bg. Налична е и информация за дублиращи се или липсващи кодове. Може да се прилага и при евентуална проверка за разсихнронизация между стоките в ЕЛМ и складовия софтуер.
Чрез този бутон се извършва синхронизация на ВСИЧКИ стоки от ЕЛМ към micro.bg. Преди неговото прилагане трябва да сте преминали през проверка на съответствието на кодовете на стоките в двете платформи.
За стоки, които вече съществуват в micro.bg, при синхронизацията се обновяват данните за техните имена и баркодове, ако в ЕЛМ има указани такива.
За стоки, които са НОВИ за micro.bg, при синхронизацията се създават записи с данни за: код на стоката, име на стоката, баркод, и цена. Цената постъпваща като информация за нови стоки от ЕЛМ се записва в ценова група в зависимост от ценовата група на обекта, за който ЕЛМ създава операции в micro.bg. Ако за всички или част от стоките в ЕЛМ има създадени Варианти (например по цвят, по размер и др.), при синхронизацията към micro.bg, те се създават като отделни стоки. Всички нови за micro.bg стоки се записват с основната ДДС ставка на съответната държава.
Задължително се прилага при първоначална синхронизация между micro.bg и ЕЛМ, както и при глобални промени в стоки, кодове, варианти и др.
След изпълнение на първоначалната синхронизация, проверете отново съответствието на стоките между micro.bg и ЕЛМ. При успешно изпълнена синхронизация, статусът на всички стоки трябва да бъде „Вече синхронизиран“.
С помощта на този бутон се активира WebHoooks. В CloudCart съществува възможност, която позволява при настъпване на определено събитие, ЕЛМ да изпрати информация за това събитие на външно приложение, в случая на micro.bg.Това се изпълнява посредством така наречените "WebHooks". По този начин се осъществява комуникация по посока ЕЛМ към micro.bg. Такива събития могат да бъдат например: създаването на нова стока, създаването на нова поръчка, редактирането или изтриването на поръчка и др.
За да е налична тази комуникация, известията "WebHooks", следва да бъдат в статус „АКТИВЕН“ – „ON”.
