Laut der Verordnung Nr. H-18 müssen alle Händler, die einen Online-Shop nutzen, diesen bei der Nationalen Einnahmenagentur (НАП) registrieren. Seit ihrer Einführung im Jahr 2006 hat diese Verordnung Dutzende von Änderungen erfahren, eine der letzten betrifft direkt die Online-Händler. Das System zur Verkaufsverwaltung in Handelsgeschäften (СУПТО), das zur Verarbeitung von Informationen über den Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen in Handelsgeschäften verwendet wird, bei dem die Ausgabe eines fiskalischen Belegs obligatorisch ist, wird durch das neue Alternative Verfahren für nicht-anwesende Zahlungen ersetzt. Die erleichterten Anforderungen gelten für alle Online-Händler, die Kurierversendungen mit Nachnahmeoption und für diejenigen, die nicht-anwesende (online durchgeführte) Kartenzahlungen akzeptieren.

Gemäß dem Alternativen Verfahren für nicht-anwesende Zahlungen sind alle elektronischen Händler verpflichtet, einen standardisierten Audit-Datei an НАП für jeden Kalendermonat einzureichen, die Informationen über die im Online-Shop getätigten Bestellungen, für die in diesem Monat Waren/Dienstleistungen geliefert wurden, enthalten.

Die Datei muss im XML-Format sein, gemäß Anhang Nr. 38 der Verordnung Nr. Н-18/2006 zur Registrierung und Abrechnung über fiskalische Geräte in Handelsgeschäften, den Anforderungen an Software zur Verwaltung dieser sowie Anforderungen an die Personen, die Verkäufe über elektronische Geschäfte durchführen (Verordnung Nr. Н-18/2006), und muss vom 1. bis 15. des Folgemonats eingereicht werden, auf den sich die Daten beziehen.


Die XML-Datei, die du bei НАП einreichen musst, muss Informationen über alle im vorhergehenden Monat getätigten Bestellungen sowie über abgelehnte/zurückgegebene Bestellungen enthalten.


Damit die Datei bei НАП gültig ist, musst du die Daten deines Unternehmens korrekt im Bereich Einstellungen > Rechnungsstellung eingegeben haben. Ohne eingegebene Unternehmensdaten wird die Datei ungültig sein.

Einstellungen

Wie bereits erwähnt, ist eine der Voraussetzungen für die Ausübung des Online-Handels die Registrierung bei НАП (in der Regel ist die Buchhaltung jedes Händlers mit den Prozessen zur Registrierung für das alternative Verfahren für nicht-anwesende Zahlungen und die Einreichung der Audit-Datei vertraut. Nach der Registrierung erhältst du eine eindeutige Nummer für deinen Online-Shop, die du in den Einstellungen des Moduls in deinem Admin-Panel eingeben musst.


Wichtig! Die von НАП bereitgestellte Nummer ist nur für EINE Domain gültig. Wenn du mehr als eine (.com; .net; .bg; .en) hast, musst du für jede einzelne eine separate Nummer beantragen.


1. Um das Modul zu installieren, mit dem du die XML-Audit-Datei erstellen kannst, die für НАП erforderlich ist, gehe zu deinem Admin-Panel, Bereich Apps > Alle Apps > Alternatives Verfahren für nicht-anwesende Zahlungen.

2. Gib im Feld УИН die eindeutige Nummer ein, die du bei der Registrierung von НАП erhalten hast.

3. Im nächsten Feld musst du angeben, wie du die Beträge für abgelehnte/zurückgegebene Bestellungen erstattest.

4. Unter Identifikator des Zahlungsdienstleisters musst du die Informationen (den Identifikator) zu den Zahlungsmethoden eingeben, die du in deinem Shop integriert und konfiguriert hast. Diese Informationen werden von НАП verlangt und müssen im generierten XML-Bericht enthalten sein.


Je nach den Zahlungsmethoden, die du nutzt, werden die entsprechenden Felder angezeigt, in denen du deren Identifikatoren eingeben kannst, damit der XML-Bericht korrekt generiert werden kann.

Jeder Händler sollte sich mit dem Gesetz über die BNB vertraut machen, das die Aufsicht über die Aktivitäten von Betreibern von Zahlungssystemen und Zahlungsdienstleistern ausübt.


5. Gib die erforderlichen Daten ein und drücke den Speichern-Button.


Nachdem du die Anwendung installiert hast, wird im Bereich Bestellungen eine neue Unterkategorie N-18 Audit-Dateien erscheinen. Dies sind die XML-Dateien, die die Buchhaltung jedes Händlers spätestens bis zum 14. des folgenden Berichtsmonats an НАП einreichen muss.

Erstellung einer XML-Datei

1. Um eine XML-Datei für einen bestimmten Berichtszeitraum zu erstellen, gehe zu Bestellungen > N-18 Audit-Dateien und drücke den Button zum Erstellen eines neuen Zeitraums, der sich in der oberen rechten Ecke des Bildschirms befindet.

2. Wähle im sich öffnenden Fenster den zurückliegenden Berichtszeitraum aus. Beispiel: Wenn es der 10. Februar ist, musst du den Berichtszeitraum vom 01.01 bis 31.01. wählen.

Wichtig! In diese Datei gehen alle Bestellungen mit den Status: Abgeschlossen, Bezahlt, Versendet.

Nachdem du den Berichtsmonat ausgewählt und gespeichert hast, generiert das System die XML-Datei. Die Generierung dieser Datei erfolgt nicht in Echtzeit und du musst warten, bis sie generiert wird. In der Regel dauert dieser Prozess einige Minuten. Bei hoher Auslastung kann die Generierung mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Du wirst mit einer Benachrichtigung im Benachrichtigungsbereich in der unteren linken Ecke deines Admin-Panels informiert.

Wie sich das auf die Bestellungen auswirkt

Sobald eine Bestellung bearbeitet, versendet oder über eine Bankkarte bezahlt wird, sendet das System von CloudCart eine E-Mail-Benachrichtigung über die Änderung des Bestellstatus. In dieser E-Mail erhält jeder Kunde auch das sogenannte Dokument für registrierten Verkauf. Dieses wird als eine Art Kassenbon dienen und enthält die Daten des Händlers, Informationen zur Bestellung selbst und die Zahlungsart sowie die Steuergruppe, falls vorhanden.

Bild

Dieser Beleg bestätigt, dass der Händler einen Verkauf des entsprechenden Produktes/e der Produkte registriert hat. Neben den oben genannten Informationen enthält der Beleg, wie du auch auf dem angezeigten Bild sehen kannst, auch einen QR-Code, der Informationen über die УИН des Shops, die Referenznummer des Verkaufs und die Bestellnummer enthält.


Wichtig! Die Nummer des Belegs wird immer in die berichtliche XML-Datei aufgenommen, unabhängig davon, ob eine Rechnung für den entsprechenden Verkauf ausgestellt wurde oder nicht. Dieses Dokument validiert den Verkauf selbst.


Das Logo, das auf dem Beleg erscheint, ist das, das du im Bereich Einstellungen > Rechnungsstellung festgelegt hast. Es kann von dort geändert werden.

Download der XML-Datei

Wenn die Datei bereit ist, erscheint sie im Bereich Bestellungen > N-18 Audit-Dateien. Du kannst sie über den Button Herunterladen speichern und sie an deine Buchhaltung senden, damit sie innerhalb der Frist (bis 14. des folgenden Berichtsmonats) an НАП weitergeleitet wird.

Die Datei sieht folgendermaßen aus und enthält Informationen über die УИН deines Shops, die EIK, die Domain, das Erstellungsdatum, den Typ des Shops, Informationen über die Bestellungen, einschließlich retournierter.

Informationen über abgelehnte Bestellungen, in dieser Beispiel-Datei haben wir keine abgelehnten Bestellungen:

Das ist alles, was du tun musst, um eine Audit-XML-Datei in deinem Shop zu generieren, die für die Behörden der НАП von Nutzen ist.