In diesem Abschnitt:


Um dein Unternehmen mit den meisten EU-Staaten und den USA kompatibel zu machen, musst du in Fällen, in denen eine Bestellung storniert oder zurückgegeben wurde und bereits bezahlt ist, eine Gutschrift ausstellen. 

Eine Gutschrift ist ein Handelsdokument, das der Händler für den Kunden erstellt, um ihn darüber zu informieren, dass eine Gutschrift aus verschiedenen Gründen angewendet wird. Zum Beispiel, wenn der Kunde die Waren zurückgegeben hat, die Waren auf irgendeine Weise beschädigt waren oder ein Fehler im Preis auf der ursprünglichen Rechnung war.
Auf der Gutschrift wird der Händler die Produkte, Mengen und Preise auflisten, die von beiden Parteien vereinbart wurden.  Dann kann die Gutschrift dem Kunden als Geld bereitgestellt werden.

Gutschriften aktivieren

1. Um diese Funktion zu nutzen, musst du das Rechnungswesen in deinem Shop im Bereich Einstellungen > Rechnungswesen aktiviert haben.

 Ohne Rechnungswesen kannst du keine Gutschriften erstellen. Wenn die zweite Option ‘Eine Rechnung nur ausstellen, wenn eine Rechnungsadresse ausgewählt ist’ deaktiviert ist, bedeutet das, dass jede Bestellung mit einer Rechnung erstellt wird, und du kannst für jede Bestellung eine Gutschrift erstellen, falls sie storniert oder zurückgegeben wird.


Eine Gutschrift kann nicht für eine Bestellung ohne ausgestellte Rechnung ausgestellt werden.


2. Die Informationen zur Gutschriftnotifikation befinden sich direkt nach den Firmendetails im Bereich Rechnungswesen. 

  • Rechnungsnummer Padding - diese Einstellung zeigt dem System, wie viele Ziffern eine Gutschrift haben soll. Jede Gutschrift hat einzigartige Gutschriftnummern, die sich von denen auf der Rechnung unterscheiden, obwohl beide miteinander verbunden sind. Beispiel: Wenn die Gutschriftnummer 123 ist und du eine Auffüllung von 10 Ziffern eingestellt hast, würde die Gutschriftnummer so aussehen: 0000000123
  • Zahlungsmethode durch Gutschrift - hierbei wird festgelegt, welche Zahlungsmethode du verwenden wirst, um das Geld zurückzugeben. Wenn du ‘Zahlungsmethode nicht ändern’ auswählst, wird die Zahlungsmethode, die ursprünglich für den Kauf verwendet wurde, zur Rückgabe des Geldes verwendet. Wenn du eine andere Zahlungsmethode auswählst, zum Beispiel, Banküberweisung, wird jede Gutschrift standardmäßig mit der Zahlungsart Banküberweisung generiert. Das Dropdown-Menü zeigt alle Zahlungsmethoden an, die du in deinem Shop aktiviert hast. Diese Einstellung kann nicht für jede Gutschrift einzeln geändert werden. 

Vorlage zum Drucken einer Gutschrift


In diesem Abschnitt musst du keine Vorlage selbst erstellen, da die Software eine Standard-PDF-Vorlage mitbringt. Wenn du jedoch einige Änderungen an der PDF-Datei, ihrer Struktur oder anderen Dingen vornehmen möchtest, stehen dir die Variablen im Legendenbereich zur Verfügung sowie CSS-Klassen, die du zur Anpassung deiner Gutschrift verwenden kannst. Es gibt auch eine Vorlage, die du herunterladen, bearbeiten und unterhalb der CSS-Klassen hinzufügen kannst.

Eine Gutschrift erstellen

Gehe zu einer bestimmten Bestellung, die als storniert oder zurückgegeben markiert ist und für eine Gutschrift geeignet ist. Neben den standardmäßig verfügbaren Optionen: ‘Rechnung ansehen’ und ‘Bestellung drucken’ siehst du in der Mitte eine dritte - ‘Gutschrift’ - im oberen rechten Eck der Seite. 


*Wenn die Bestellung noch nicht markiert ist, musst du die detaillierte Ansicht der Bestellung öffnen und auf den Rückerstatten-Button klicken oder den Status oben auf der Seite auf storniert/zurückgegeben ändern, dann erscheint die Option 'Gutschrift'.

Wichtig! Gutschriften werden nicht automatisch ausgestellt. Stattdessen müssen Händler ihre Gutschriften manuell einzeln generieren. Wenn du eine Gutschrift erstellen möchtest, klicke auf den Button ‘Gutschrift’ und wähle die Option ‘Gutschrift erstellen’. Andernfalls wird die Gutschrift nicht erstellt.


Nachdem die Gutschrift erstellt wurde, kann der Händler die Gutschrift als PDF-Datei herunterladen oder die Gutschrift an den Kunden senden. Die Gutschrift wird an den Kunden mithilfe einer Vorlage für Gutschriften gesendet, die du im Bereich Marketing > Omnichannel > E-Mail-Vorlagen > Gutschrift findest. Diese Vorlage wird nur verwendet, um eine Gutschrift an den Kunden zu senden. Sie funktioniert genau wie alle anderen Vorlagen. Wenn dir das Design gefällt, kannst du es so lassen. 

Bestellungen verwalten, die Gutschriften haben

Gehe in den Bereich Bestellungen > Rechnungen. Sobald du eine Gutschrift für eine bestimmte Bestellung erstellt hast, wird die Gutschrift im Abschnitt Rechnungen hinzugefügt. So kannst du hier ganz einfach alle Gutschriften einsehen, die du ausgestellt hast. Es gibt auch Filter, die du nutzen kannst, um Rechnungen basierend darauf zu filtern, ob sie eine Gutschrift haben oder nicht. Du kannst alle Rechnungen mit einer Gutschrift auswählen und sie auf einmal mit der Option Werkzeuge herunterladen.

Erfahre mehr über Rechnungen hier.

Warum ist die Gutschrift-Option nicht sichtbar?


1. Du kannst keine Gutschrift für eine Bestellung erstellen, die ohne Rechnung vorgenommen wurde. Stell dir vor, du hättest den Rechnungsbereich später aktiviert, nachdem du bereits Bestellungen in deinem Shop aufgegeben hast. Die Bestellungen, die du zwischen dem Zeitpunkt, als du dein Geschäft begonnen hast und als du das Rechnungswesen aktiviert hast, erhalten hast, werden keine Rechnungen haben, und für diese Bestellungen kannst du keine Gutschrift ausstellen. Daher wird die Gutschrift-Option in der oberen rechten Ecke der Seite nicht sichtbar sein.


2. Das zweite Szenario, in dem die Gutschrift-Option möglicherweise nicht sichtbar und aktiviert ist, ist, wenn du unter Einstellungen > Rechnungswesen die Option ‘Eine Rechnung nur ausstellen, wenn eine Rechnungsadresse ausgewählt ist’ aktiviert hast. Das bedeutet, dass wenn der Kunde keine Rechnungsadresse angibt, keine Rechnung ausgestellt wird, und solange keine Rechnung vorliegt, gibt es keine Möglichkeit, eine Gutschrift zu erstellen.