În acest articol citiţi:


Pentru ca afacerea dvs. să fie conformă cu prevederile majorităţii statelor membre UE şi SUA, în situaţiile în care aveţi de a face cu o comandă anulată sau returnată, fiind deja plătită, trebuie să eliberaţi o factură de retur (notă de credit). 

Factura de retur este practic un document comercial pe care comerciantul îl eliberează clientului pentru a-l înştiinţa pe cel din urmă că i se aplică un credit din diferite motive. Spre exemplu, clientul a returnat produsele, produsele au fost deteriorate într-o modalitate sau alta, sau s-a făcut o eroare în preţul facturii iniţiale. În factura de retur comerciantul va include toate produsele, cantităţile şi preţurile produselor pe care ambele părţi le-au negociat. Ulterior, creditul poate fi oferit clientului sub forma de bani.

Activarea facturilor de retur

1. Pentru a beneficia de această funcţionalitate, trebuie mai întâi să activaţi facturarea în magazinul vostru, din secţiunea Setări > Facturare. 

Fără facturare nu veţi putea crea facturi de retur. Dacă este oprită a doua opţiune 'Eliberează o factură doar dacă este introdusă adresa de facturare' , acest lucru înseamnă că fiecare comandă va fi generată cu factură şi dvs. veţi putea crea o factură de retur pentru fiecare comandă, în cazul în care va exista o comandă anulată sau returnată. 


Nu puteţi crea o factură de retur pentru comandă pentru care nu a fost generată factura.


2. Informaţia despre facturile de retur se găsesc exact după datele despre compania dvs., în secţiunea Facturare. 

  • Completarea numerelor - această setare arată sistemului cu câte cifre trebuie să fie o factură de retur. Fiecare factură de retur are un număr unic de credit care diferă faţă de cel al facturii, cu toate că cele două sunt legate. Spre exemplu, dacă numărul facturii de retur este 123 şi dvs. aţi setat completarea până la 10 cifre, atunci numărul facturii de retur va arăta astfel 0000000123  
  • Modalitate de plată aferentă facturilor de retur - stabileşte care va fi modalitatea de plată pe care o veţi folosi pentru a-i restitui clientului banii. Dacă optaţi pentru "Nu modifica modalitatea de plată", atunci modalitatea de plată folosită pentru efectuarea achiziţiei va fi folosită şi pentru restituirea banilor. Dacă selectaţi o altă modalitate de plată, spre exemplu, viramentul bancar, atunci fiecare factură de retur va fi generată implicit cu modalitatea de plată - virament bancar. Acest meniu derulant va afişa toate modalităţile de plată pe care le-aţi activat în magazinul dvs. Setarea nu poate fi modificată pentru fiecare factură de credit în parte. 

Template pentru listarea facturilor de retur


În această secţiune nu este necesar ca dvs. personal să creaţi un template deoarece soft-ul este prevăzut cu template pentru fişiere PDF. Însă, dacă doriţi să faceţi unele modificări în fişierul PDF, în structura sa sau să adăugaţi alte lucruri, variabilele din legenda de mai jos, vă stau la dispoziţie, precum şi clasele CSS pe care le puteţi folosi pentru a personaliza factura dvs. de retur. De asemenea, există un template pe care-l puteţi descărca, edita şi adăuga sub clasele CSS.

 

Crearea facturii de retur

Accesaţi comanda concretă marcată ca fiind anulată sau returnată şi pentru care trebuie emisă o factură de retur. Înafară de opţiunile standard disponibile: "Previzualizare factură" şi "Listare factură", în mijloc, veţi vedea şi o a treia opţiune - "Factură de retur" - în colţul dreapta-sus al paginii.


*Dacă totuşi comanda încă nu mai este marcată, trebuie să deschideţi pagina cu detaliile comenzii şi să apăsaţi butonul Retur sau să modificaţi statusul comenzii în Comandă anulată/returnată, din meniul derulant din partea de sus a paginii şi atunci va fi afişată şi opţiunea "Factură de retur".

 

Important! Reţineţi, Facturile de retur nu se eliberează în mod automat. În schimb, comercianţii trebuie să genereze manual şi una câte una fiecare factură de retur. Dacă doriţi să creaţi o factură de retur, apăsaţi pe butonul "Factură de retur" şi selectaţi opţiunea "Creare factură de retur". În caz contrar, nici factura de retur nu va fi creată.


După crearea facturii de retur, o puteţi descărca în forma de fişier PDF sau o puteţi trimite direct către client. Factura de retur va fi trimisă clientului printr-un şablon de facturi de retur pe care-l găsiţi în Marketing > Notificări > Şabloane Email > Factură de retur. Şablonul acela va fi folosit doar pentru trimiterea facturilor de retur către client. Funcţionează la fel ca tot restul şabloanelor. Dacă vă place desgin-ul, îl puteţi lăsa aşa.

 

Gestionarea comenzilor care au factură de retur emisă

Accesaţi secţiunea Comenzi > Facturi. După ce aţi creat o factură de retur pentru o anumită comandă, factura respectivă de retur va fi adăugată secţiunii Facturi. Astfel, aici puteţi vedea uşor toate facturile de retur pe care le-aţi creat. Există şi filtre pe care le puteţi folosi pentru a filtra facturi în baza disponibilităţii sau nu a facturii de retur. Puteţi selecta toate facturile cu factură de retur şi le puteţi descărca deodată folosind opţiunea Instrumente.

De ce nu se vizualizează opţiunea pentru factura de retur?


1. Nu puteţi crea factură de retur pentru o comandă, fără o factură. Imaginaţi-vă că aţi activat opţiunea de facturare într-o etapă mai târzie, când aţi primit deja comenzi prin magazinul dvs. Comenzile pe care le-aţi primit între momentul în care aţi început afacerea şi aţi activat facturarea, nu vor avea facturi, respectiv nici nu veţi putea emite şi facturi de retur pentru acele comenzi. Drept urmare, opţiunea pentru facturile de retur nu va fi vizibilă în colţul din dreapta-sus al paginii.


2. Al doilea scenariu, în care opţiunea pentru factura de retur este posibil să nu fie vizibilă şi activă, este dacă în secţiunea Setări > Facturare aţi pornit opţiunea 'Eliberează factură doar dacă este introdusă o adresă de facturare'. Acest lucru înseamnă că dacă clientul nu oferă o adresă de facturare, nu va fi eliberată o factură, iar dacă nu există factură, nu va exista nici opţiunea de creare a facturii de retur.