Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε:


Στις περιπτώσεις που έχετε ακυρώσει ή επιστρέψει μια παραγγελία που έχει ήδη πληρωθεί, θα πρέπει να εκδώσετε μια ειδοποίηση πίστωσης ή πιστωτικό τιμολόγιο, προκειμένου η επιχείρησή σας να πληροί τις απαιτήσεις των περισσότερων χωρών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των Ηνωμένων Πολιτειών, 

Το πιστωτικό τιμολόγιο είναι ένα εμπορικό έγγραφο, το οποίο εκδίδει ο έμπορος για να ειδοποιήσει τον πελάτη ότι πρόκειται να χρεωθεί για διάφορους λόγους. Για παράδειγμα, όταν ο πελάτης επιστρέφει εμπορεύματα ενώ αυτά έχουν υποστεί ζημιά με οποιονδήποτε τρόπο ή όταν έχει υπάρξει σφάλμα στην αρχική τιμολόγηση. Ο έμπορος συμπληρώνει στο πιστωτικό τιμολόγιο όλα τα προϊόντα, τις ποσότητες και τις τιμές των προϊόντων που έχουν συμφωνηθεί από τις δύο πλευρές. Έπειτα, η πίστωση μπορεί να παραδοθεί υπό τη μορφή χρηματικού ποσού.

Ενεργοποίηση πιστωτικών ειδοποιήσεων

1. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, θα πρέπει να έχετε ενεργοποιήσει την τιμολόγηση στο κατάστημα σας από την ενότητα Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση.

Χωρίς την τιμολόγηση δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε πιστωτικά τιμολόγια. Εάν η δεύτερη επιλογή «Έκδοση τιμολογίου μόνο εφόσον έχει εισαχθεί η διεύθυνση τιμολογίου» είναι απενεργοποιημένη, αυτό σημαίνει ότι κάθε παραγγελία θα δημιουργείται με τιμολόγιο και θα μπορείτε να δημιουργείτε πιστωτικά τιμολόγια σε περίπτωση που υπάρχει μια παραγγελία που έχει ακυρωθεί ή αποκατασταθεί.


Δεν μπορεί να εκδοθεί πιστωτικό τιμολόγιο αν δεν έχει εκδοθεί κανονικό τιμολόγιο.


2. Τα στοιχεία για το πιστωτικό τιμολόγιο βρίσκονται ακριβώς κάτω από τα στοιχεία της επιχείρησης σας στην ενότητα Τιμολόγηση.

  • Συμπληρώστε τον αριθμό - αυτή η ρύθμιση υπαγορεύει στο σύστημα πόσα ψηφία πρέπει να έχει ένα πιστωτικό τιμολόγιο. Κάθε πιστωτικό τιμολόγιο έχει μοναδικούς πιστωτικούς αριθμούς που διαφέρουν από αυτούς του τιμολογίου, αν και σχετίζονται. Για παράδειγμα, εάν ο αριθμός του πιστωτικού τιμολογίου είναι 123 και εσείς έχετε ορίσει μια συμπλήρωση 10 ψηφίων, τότε ο αριθμός του πιστωτικού σημειώματος θα μοιάζει με αυτόν 0000000123 
  • Τρόπος πληρωμής με πιστωτικό τιμολόγιο - καθορίζει ποιον τρόπο πληρωμής θα χρησιμοποιήσετε για να επιστρέψετε τα χρήματα. Εάν επιλέξετε "Να μην αλλάξει τρόπο πληρωμής", τότε ο ίδιος τρόπος πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την αγορά θα χρησιμοποιηθεί και για την επιστροφή των χρημάτων. Εάν επιλέξετε έναν άλλο τρόπο πληρωμής, όπως τραπεζική μεταφορά, τότε κάθε πιστωτικό τιμολόγιο θα εκτελείται με τραπεζική μεταφορά σύμφωνα με την προεπιλογή. Αυτό το αναπτυσσόμενο μενού εμφανίζει όλους τους τρόπους πληρωμής που έχετε ενεργοποιήσει στο κατάστημα σας. Η ρύθμιση δεν μπορεί να αλλάξει για κάθε ειδοποίηση πίστωσης ξεχωριστά.

Πρότυπο εκτύπωσης πιστωτικού τιμολογίου


Δεν θα χρειαστεί εσείς ο ίδιος να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σε αυτήν την ενότητα, επειδή το προεπιλεγμένο λογισμικό διαθέτει ένα για PDF. Αλλά αν επιθυμείτε να κάνετε κάποιες αλλαγές στο PDF, στη δομή του ή θέλετε να προσθέσετε κάποια άλλα πράγματα, τότε οι μεταβλητές είναι στη διάθεση σας, καθώς και το CSS class που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε το πιστωτικό τιμολόγιο. Υπάρχει επίσης ένα πρότυπο που μπορείτε να κατεβάσετε, να επεξεργαστείτε και να προσθέσετε στο CSS class.

Δημιουργία πιστωτικού τιμολογίου

Μεταβείτε στην συγκεκριμένη παραγγελία που έχει επισημανθεί ως ακυρωμένη ή αποκατεστημένη και που υπόκειται σε πιστωτική τιμολόγηση. Από τις διαθέσιμες τυπικές επιλογές: «Προβολή τιμολογίου» και «Εκτύπωση παραγγελίας» στη μέση θα δείτε μια τρίτη επιλογή - «Πιστωτικό τιμολόγιο» - στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας.


* Εάν η παραγγελία δεν έχει ακόμη επισημανθεί, θα πρέπει να ανοίξετε τη λεπτομερή σελίδα της παραγγελίας και να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά ή να αλλάξετε την κατάσταση της σε ακυρωμένη/αποκατεστημένη από το αναπτυσσόμενο μενού που θα βρείτε στο επάνω μέρος της σελίδας. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί η επιλογή «Πιστωτικό τιμολόγιο». 

Σημαντικό! Οι πιστωτικές ειδοποιήσεις δεν εκδίδονται αυτόματα. Αντ 'αυτού, οι έμποροι πρέπει να δημιουργούν τα πιστωτικά τους τιμολόγια χειροκίνητα, ένα ένα. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πιστωτικό τιμολόγιο, κάντε κλικ στο κουμπί «Πιστωτικό τιμολόγιο» και επιλέξτε την επιλογή «Δημιουργία πιστωτικού τιμολογίου». Διαφορετικά, το πιστωτικό τιμολόγιο δεν θα δημιουργηθεί.


Μόλις δημιουργηθεί το πιστωτικό τιμολόγιο, μπορείτε να το κατεβάσετε ως αρχείο PDF ή να το στείλετε απευθείας στον πελάτη. Το πιστωτικό τιμολόγιο θα σταλεί στον πελάτη μέσω ενός πρότυπου, το οποίο μπορείτε να βρείτε στην ενότητα Μάρκετινγκ > Ειδοποιήσεις > Πρότυπα email > Πιστωτική τιμολόγηση (ή Πιστωτικό τιμολόγιο). Αυτό το πρότυπο θα χρησιμοποιηθεί μόνο για την αποστολή πιστωτικών ειδοποιήσεων στον πελάτη. Λειτουργεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως όλα τα άλλα πρότυπα. Αν σας αρέσει το συγκεκριμένο σχέδιο, μπορείτε να το αφήσετε όπως είναι.

Διαχείρηση παραγγελιών που έχουν πιστωτικό τιμολόγιο

Μεταβείτε στην ενότητα Παραγγελίες > Τιμολόγια. Μόλις δημιουργήσετε ένα πιστωτικό τιμολόγιο για μια παραγγελία, το τιμολόγιο αυτό θα προστεθεί στην ενότητα Τιμολόγια. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να δείτε όλα τα πιστωτικά τιμολόγια που έχετε δημιουργήσει εδώ. Υπάρχουν επίσης φίλτρα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε όλα τα τιμολόγια με βάση το αν έχουν πιστωτικό τιμολόγιο ή όχι. Μπορείτε να επιλέξετε όλα τα τιμολόγια με πιστωτικό τιμολόγιο και να τα κατεβάσετε αμέσως κάνοντας κλικ στα Εργαλεία.

Γιατί δεν εμφανίζεται η επιλογή πιστωτικής τιμολόγησης;


1. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε πιστωτικό τιμολόγιο για μια παραγγελία για την οποία δεν έχει εκδοθεί τιμολόγιο. Φανταστείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή χρέωσης σε μεταγενέστερο στάδιο όταν έχετε ήδη αποδεχτεί παραγγελίες στο κατάστημά σας. Οι παραγγελίες που λάβατε εντός του χρονικού διαστήματος μεταξύ της έναρξης της επιχείρησης και της ενεργοποίησης της τιμολόγησης δεν θα φέρουν τιμολόγια και δεν θα μπορείτε να εκδώσετε πιστωτικό τιμολόγιο για αυτές. Επομένως, η επιλογή πιστωτικής τιμολόγησης δεν θα εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας.


2. Κατά το δεύτερο σενάριο η επιλογή πιστωτικής τιμολόγησης ενδέχεται να μην είναι ορατή και ενεργή στην περίπτωση που έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή «Έκδοση τιμολογίου μόνο εφόσον έχει εισαχθεί διεύθυνση τιμολογίου» από την ενότητα Ρυθμίσεις > Τιμολόγηση. Αυτό σημαίνει ότι εάν ο πελάτης δεν έχει παράσχει μια διεύθυνση τιμολόγησης, τότε δεν θα εκδοθεί τιμολόγιο και εφόσον δεν υπάρχει τιμολόγιο, τότε δεν δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας πιστωτικού τιμολογίου.